La possibilità di intervenire direttamente, e su più livelli, nell’ottimizzazione dei processi di funzionamento del Sistema Regione e nella formazione specialistica dei Dirigenti e dei Funzionari della Regione Sardegna, rappresenta una grande opportunità di impatto nel medio e nel lungo termine. In questo senso, le due Comunità di Pratica rappresentano un esempio di sostenibilità nel tempo degli interventi proposti, in quanto, a progetto concluso, esse risultano ancora attive e operanti, riunendosi a cadenza mensile e con alti livelli di partecipazione.
Il Servizio “Ottimizzazione dei processi lavorativi e formazione per il rafforzamento delle capacità istituzionali dei soggetti coinvolti nell’attuazione e gestione dei Programmi Operativi Regionali FSE e FESR 2014-2020” è un’iniziativa della Regione Sardegna che ha previsto un percorso consulenziale multi-azione volto al rafforzamento delle competenze degli uffici dell’amministrazione regionale e degli Organismi Intermedi coinvolti nella gestione ed attuazione dei Programmi Operativi Regionali FESR ed FSE. Nel progetto, i consulenti di Poliste sono stati impegnati, tra i vari interventi, nella progettazione, attivazione e facilitazione di due Comunità di Pratiche come centri di competenza e coordinamento in due specifici ambiti tematici, gli “Appalti Pubblici” e gli “Aiuti di Stato”, nell’ambito dell’Azione di progetto 1.6 “Costruzione e rafforzamento di una rete e di esperti in materia di Appalti Pubblici e di Aiuti di stato per le AdG ed i Responsabili di Azione”.
Si deve a Étienne Wenger, la formulazione del concetto di Comunità di Pratiche (CdP), che definisce queste aggregazioni come “gruppi di persone che condividono un interesse per qualcosa che fanno e imparano a farlo meglio mentre interagiscono regolarmente” (E. Wenger, “Communities of Practice. Learning, Meaning and Identity”, 1998). Su tali linee, le due CdP sono state progettate e implementate durante il progetto allo scopo di rafforzare la capacità amministrativa delle strutture regionali nella gestione degli interventi e in modo da uniformare orientamenti a livello di Regione Sardegna attraverso lo scambio di strumenti e metodi, risoluzione di problematiche comuni, scambio di esperienze e competenze. Il servizio ha permesso di definire il modello di funzionamento delle Comunità, individuando strutture e ruoli:
- sponsor, costituito dalle AdG POR FSE e AdG POR FESR, con il ruolo di rimuovere le barriere organizzative, tecnologiche e culturali che ostacolano il concreto sviluppo della CdP, definendo mission e risultati da raggiungere;
- referenti e facilitatori della CdP, mettono in atto tutte le strategie organizzative e di comunicazione necessarie per l’implementazione della CdP, garantire l’efficacia e la chiarezza della comunicazione, porre domande alla CdP per animare e sviluppare topic e nuove discussioni;
- practices leader e membri, sono tutti i partecipanti coinvolti nella CdP, compresi i più competenti sulla materia, oggetto di lavoro dell’intera CdP.
Le CdP sono composte, attualmente circa 115 funzionari afferenti a 14 Direzioni Generali della Regione Sardegna e a due Agenzie Regionali (ASPAL e Sardegna Ricerche). Poliste, insieme all’RTI, ha assunto inizialmente un ruolo di facilitazione delle CdP con un approccio volto a rendere le Comunità sempre più autonome e indipendenti. Inoltre, nel modello di funzionamento adottato sono previsti momenti sistematici di valutazione delle due Comunità di Pratiche. Un primo momento di valutazione è stato realizzato nel mese di settembre 2022 da ciascuna delle due comunità, attraverso un workshop partecipativo in presenza che ha previsto anche momenti di team building. Nell’ambito dei due workshop sono stati posti a valutazione quanti-qualitativa diversi elementi che riguardano il funzionamento delle due comunità, ciò ha permesso di porre in evidenza i principali benefici percepiti connessi alla partecipazione al progetto: consolidamento delle competenze, creazione di una rete informale di condivisione, supporto tecnico su problematiche comuni, soluzione congiunta di casi specifici; ma anche di raccogliere proposte per il miglioramento futuro delle comunità e dei livelli di partecipazione da parte dei membri, come: creazione di tavoli tematici di discussione e coinvolgimento di altri Enti e soggetti esterni al sistema Regione. Le due comunità continuano oggi ad operare in modo ibrido dopo la fine del progetto, alternando brevi momenti in remoto della durata di un’ora al mese a workshop in presenza finalizzati alle valutazioni e messa in atto di eventuali soluzioni migliorative. La precisa pianificazione ex ante degli incontri e la definizione di ordine del giorno definiti dagli stessi partecipanti hanno permesso di rendere massimamente efficaci ed efficienti gli incontri evitando così di generare appesantimenti nella prassi lavorativa dei funzionari che, fortemente motivati dall’utilità dello strumento, partecipano attivamente all’analisi e ricerca di soluzioni condivise a problematiche interpretative comuni.
La condivisione del modello di funzionamento con le due Autorità di Gestione (FSE e FESR) ha dotato le due comunità di una forte sponsorship dirigenziale, elemento fondamentale che è risultato determinante per la riuscita dell’attività.
L’esperienza delle due Comunità di Pratica ha ottenuto nel 2023 la prestigiosa ‘Segnalazione di Merito’ per la Sezione “Reti e Sistemi Formativi” del premio “Filippo Basile per la formazione nella Pubblica Amministrazione” che si propone di premiare, valorizzare e diffondere le migliori esperienze formative realizzate dalle Pubbliche Amministrazioni per lo sviluppo delle Risorse Umane e per il miglioramento concreto dei servizi offerti alla persona e ai cittadini.